L’attività di Back Office svolta dalla Fortnes S.p.a. si articola in diverse fasi:

• Monitoraggio Bonifici Attivi e lavorazione incassi;

• Certificazione dei Crediti

• Recupero codici Fatturazione Elettronica.

Monitoraggio Bonifici Attivi e lavorazione incassi

L’attività di lavorazione delle contabili di incasso viene svolta dalla Fortnes S.p.a. mediante l’accesso sui sistemi di gestione degli incassi del Cliente, esplicandosi in una serie di fasi che vanno dalla ricezione della contabile fino all’incasso. Il tutto viene eseguito utilizzando un processo che consente il corretto incasso dei documenti, al fine di allineare la contabilità del Cliente con quella del debitore ed evitare disallineamenti.
La Fortnes S.p.a. grazie al proprio know-how è in grado, previo l’accesso sui sistemi di gestione incassi del Cliente, di operare in piena autonomia per tutto il processo di gestione dei pagamenti. Con il monitoraggio dei bonifici attivi l’attività viene svolta anche in relazione ai bonifici attivi pervenuti per i quali si sconosce il riferimento del documento messo in liquidazione dal debitore, in relazione ai quali si provvede a sollecitare lo stesso al fine di effettuare il corretto incasso, tale attività risulta estremamente necessaria per perseguire un corretto allineamento contabile tra il cliente e la P.A.
L’allineamento contabile è necessario in relazione alle nuove normative in materia di pagamenti e fatturazione elettronica ed evita che la P.A. possa respingere le fatture e/o le istanze di certificazione, evitando quindi un dispendio di risorse per apportare poi le dovute correzioni anche sui sistemi informativi coinvolti: sistema di billing del cliente, sistema di interscambio dell’agenzia delle entrate (per la fatturazione elettronica), piattaforma certificazione crediti.
L’attività di lavorazione delle contabili di incasso e monitoraggio bonifici attivi si estrinseca nelle seguenti fasi:

• Ricezione/visualizzazione della contabile sui sistemi del Cliente

• Identificazione del soggetto pagatore e lavorazione contabile (incasso), nell’ipotesi che dalle note bancarie sia presente il riferimento dei documenti messi in pagamento

• Sollecito del debitore, nel caso chedalle note bancarie non sia stato possibile desumere il documento liquidato, al fine di conoscere e portare a chiusure le fatture correttamente

• Riconciliazione contabile, per i pagamenti non ancora pareggiati si provvede all’individuazione delle partite da incassare al fine evitare la presenza di bonifici sospesi

• Reportistica delle contabili lavorate, lavorate parzialmente e sospese al fine di aggiornare in maniera puntuale il cliente dell’attività svolta

• Reportistica “ad hoc” per le specifiche esigenze del Cliente.

Relativamente alla gestione corrente, l’area service si adopera quotidianamente per recuperare puntualmente i dettagli dei bonifici attivi in arrivo e li fornisce all’Ufficio Incassi della mandante per la corretta chiusura contabile ovvero, dietro sua autorizzazione, provvede essa stessa alla chiusura sui sistemi della mandante.

Certificazione dei Crediti

Consiste nell’indurre il debitore a riconoscere formalmente che le fatture ancora insolute sono certe, formalmente e sostanzialmente corrette e regolarmente pervenute, facendolo impegnare ad effettuare il pagamento entro i termini previsti per legge. Tale attività viene svolta su richiesta del Cliente e/o per mera strategia di recupero, monitorando ogni sua fase sulla Piattaforma della Certificazione del Credito istituita dal Ministero.
Le principali attività svolte con l’obiettivo di ottenere la certificazione del credito da parte dell’Ente nei tempi più rapidi, sono le seguenti:

• Accreditamento sulla piattaforma del MEF (o aggiornamento, ove necessario)

• Verifica dei debitori sulla PCC e del credito certificato

• Carico sulla piattaforma di tutte le debite informazioni

• Inoltro dell’Istanza di Certificazione

• Gestione delle eventuali obiezioni da parte dell’Ente e degli scarti (richiesta per integrazione o per omessa comunicazione)

• Valutazione, di concerto con il Cliente, delle scelte relative all’eventuale nomina del Commissario ad Acta, che si renderebbe necessaria qualora la P.A. non provvedesse, entro i prescritti 30 giorni dalla data di presentazione dell’istanza, al rilascio della certificazione o alla rilevazione dell’insussistenza o inesigibilità, anche parziale, del credito

• Monitoraggio del processo di certificazione, attraverso la verifica dello stato di avanzamento sul portale del MEF.

• Riconciliazione dei partitari ai fini della corretta imputazione dei pagamenti ed conseguente corretta certificazione, previa risoluzione delle contestazioni che ne ostacolano l’iter

• Fatturazione elettronica, corretta individuazione dei codi IPA.

Recupero codici Fatturazione Elettronica

A seguito dell’entrata in vigore della normativa relativa alla Fatturazione Elettronica, quotidianamente in Italia vengono emesse circa 73 mila fatture elettroniche, per un totale di 26,6 milioni di file/fattura anno.

Anche se le percentuali di errore si sono notevolmente ridotte, risultano ancora necessari interventi presso la P.A. e gli Enti Pubblici, al fine di evitare il rigetto delle fatture per motivi di forma, quali, in via esemplificativa:

 

• Nomenclatura: Il file deve essere opportunamente  nominato affinché possa essere accettato dal Sistema di Interscambio;

• Codice I.P.A.(Indice Pubblica Amministrazione): Deve essere obbligatoriamente indicato al fine di consentire al Sistema di Interscambio il corretto invio delle fatture alla P.A.;

• Codice C.U.U. (Codice Univoco Ufficio): Deve essere obbligatoriamente  indicato per consentire al sistema d’interscambio il corretto indirizzamento delle fatture al competente ufficio della P.A.;

• Codice C.I.G. (Codice Identificativo di Gara): Ove richiesto, è fondamentale inserire il Codice Identificativo di Gara ai fini della tracciabilità dei pagamenti ed evitare il rigetto della fattura